一種基于檔案管理系統(tǒng)的電子文件歸檔方法技術(shù)方案

本發(fā)明專利技術(shù)公開了一種基于檔案管理系統(tǒng)的電子文件歸檔方法，歸檔方法步驟如下：創(chuàng)建電子文件；收集電子文件；鑒定電子文件；歸檔電子文件。在發(fā)明專利技術(shù)的一種基于檔案管理系統(tǒng)的電子文件歸檔方法中，通過電子文件的屬性文件把復(fù)雜的流程串聯(lián)起來，使整個(gè)檔案管理工作變成了對(duì)一個(gè)很小內(nèi)存的屬性文件進(jìn)行填寫，從而更明確化、簡單化、易操作，讓檔案管理員對(duì)其他專業(yè)性很強(qiáng)的電子文件進(jìn)行歸檔；公司也可以通過對(duì)屬性文件資源庫的操作來掌控整個(gè)電子檔案管理工作的操作。

【技術(shù)實(shí)現(xiàn)步驟摘要】

本專利技術(shù)涉及檔案管理方法領(lǐng)域，尤其是一種基于檔案管理系統(tǒng)的電子文件歸檔方法。
技術(shù)介紹
隨著時(shí)代的進(jìn)步電子檔案不在是潮流名詞，它已經(jīng)成為我們?nèi)粘９ぷ鞯闹髁髁恕ｋS著計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)很多的檔案管理系統(tǒng)被開發(fā)出來，但是利用檔案管理系統(tǒng)歸檔電子文件的方法還是很傳統(tǒng)的流程，效率不高，人工付出大。
技術(shù)實(shí)現(xiàn)思路
本專利技術(shù)主要解決的技術(shù)問題在于提供一種基于檔案管理系統(tǒng)的電子文件歸檔方法。本專利技術(shù)為解決上述技術(shù)問題采用的技術(shù)方案為：一種基于檔案管理系統(tǒng)的電子文件歸檔方法，所述歸檔方法步驟如下：a.創(chuàng)建電子文件：對(duì)電子文件綁定對(duì)應(yīng)的屬性文件，所述屬性文件包括有文件特征模塊與設(shè)備環(huán)境模塊，填寫屬性文件中的文件特征模塊數(shù)據(jù)與設(shè)備環(huán)境模塊數(shù)據(jù)；b.收集電子文件：創(chuàng)建收集屬性文件，所述收集屬性文件包括有用于存儲(chǔ)文件交接屬性信息的交接模塊，填寫交接模塊數(shù)據(jù)；根據(jù)收集屬性文件綁定步驟a中相對(duì)應(yīng)的電子文件，各個(gè)電子文件綁定有相對(duì)應(yīng)的收集屬性信息；c.鑒定電子文件：對(duì)步驟b中得到的電子文件進(jìn)行鑒定并創(chuàng)建鑒定屬性文件，所述鑒定屬性文件包括有用于存儲(chǔ)鑒定后電子文件的屬性信息的鑒定模塊，填寫鑒定模塊數(shù)據(jù)；所述鑒定屬性文件還包括有用于存儲(chǔ)未鑒定電子文件的屬性信息的未鑒定模塊，填寫未鑒定模塊數(shù)據(jù)；根據(jù)鑒定屬性文件綁定步驟b中得到的相對(duì)應(yīng)的電子文件，各個(gè)電子文件綁定有相對(duì)應(yīng)的鑒定屬性信息；d.歸檔電子文件：通過步驟c中鑒定后的電子文件的鑒定屬性信息，確定各個(gè)電子文件的儲(chǔ)存時(shí)間，將存儲(chǔ)模塊分為用于長時(shí)間存儲(chǔ)的第一存儲(chǔ)模塊與用于短時(shí)間存儲(chǔ)的第二存儲(chǔ)模塊，將需要長時(shí)間或永久儲(chǔ)存的電子文件存儲(chǔ)于第一存儲(chǔ)模塊，將需要短時(shí)間存儲(chǔ)的電子文件存儲(chǔ)于第二存儲(chǔ)模塊。進(jìn)一步地，所述步驟c中，通過未鑒定模塊中的屬性信息查找未鑒定的電子文件，進(jìn)行二次鑒定，將二次鑒定后電子文件的屬性信息存儲(chǔ)于鑒定模塊中，并將該電子文件對(duì)應(yīng)的未鑒定模塊中存儲(chǔ)的屬性信息刪除。進(jìn)一步地，所述步驟d中，通過電子文件綁定的鑒定屬性信息，確定不需要存儲(chǔ)的電子文件的屬性信息，通過屬性信息確定相對(duì)應(yīng)的電子文件并刪除。進(jìn)一步地，所述步驟d中，第二存儲(chǔ)模塊存儲(chǔ)的電子文件存儲(chǔ)日期到期后，到期后的電子文件再次執(zhí)行步驟c-d的操作。本專利技術(shù)的一種基于檔案管理系統(tǒng)的電子文件歸檔方法的有益效果為：本專利技術(shù)的一種基于檔案管理系統(tǒng)的電子文件歸檔方法，大大減少檔案管理員的工作量；避免檔案管理的重復(fù)工作；精確的確定電子文件的屬性值；避免檔案管理員閱讀電子文件的具體內(nèi)容，檔案管理員可以通過屬性文件對(duì)電子文件快速的進(jìn)行分類、收集、價(jià)值鑒定等工作，降低了電子文檔管理工作的工作量；利于開發(fā)一些小軟件直接讀取屬性文件的內(nèi)容，再與檔案保存期限表對(duì)應(yīng)從而快速確定電子檔案的存檔期限；利于公司的檔案管理辦法的實(shí)施和對(duì)電子文件的規(guī)范化工作。在本專利技術(shù)的方法中通過電子文件的屬性文件把復(fù)雜的流程串聯(lián)起來，使整個(gè)檔案管理工作變成了對(duì)一個(gè)很小內(nèi)存的屬性文件進(jìn)行填寫，從而更明確化、簡單化、易操作，讓檔案管理員對(duì)其他專業(yè)性很強(qiáng)的電子文件進(jìn)行歸檔；公司也可以通過對(duì)屬性文件資源庫的操作來掌控整個(gè)電子檔案管理工作的操作。具體實(shí)施方式下面對(duì)本專利技術(shù)的實(shí)施方式作進(jìn)一步闡述。文件形成階段：各部門形成電子文件時(shí)綁定對(duì)應(yīng)的屬性文件，電子文件的創(chuàng)建者需要填寫屬性文件中的文件特征和設(shè)備環(huán)境模塊屬性的具體值；文件收集階段：公司需要為每個(gè)部門設(shè)置兼職檔案管理員負(fù)責(zé)集中所在部門產(chǎn)生的電子文件(定期收集)，兼職檔案管理員在收集電子文件的同時(shí)需要填寫屬性文件中的交接模塊屬性的具體值；文件鑒定階段：先由檔案管理員根據(jù)公司的檔案管理辦法對(duì)收集的電子文件進(jìn)行鑒定，對(duì)于不能確定價(jià)值的電子文件，再由檔案管理員從各個(gè)部門抽調(diào)專業(yè)人員與檔案管理員組成鑒定小組對(duì)一段時(shí)間內(nèi)形成的不能確定的價(jià)值的電子文件進(jìn)行價(jià)值鑒定。在鑒定的階段檔案管理員需要填寫屬性文件鑒定歸檔模塊屬性的具體值；文件歸檔階段：檔案管理員根據(jù)電子文件的屬性文件對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔操作，對(duì)于保管期限永久的電子文檔給予更高水平的儲(chǔ)存條件，對(duì)于那些短期的電子文件可以適當(dāng)?shù)慕档蛢?chǔ)存條件；文件銷毀階段：當(dāng)電子文件經(jīng)過鑒定小組價(jià)值鑒定后，確定沒有價(jià)值，需要對(duì)沒有價(jià)值的文件進(jìn)行銷毀處理。本方法中所有的涉及文件銷毀操作之前都要進(jìn)行鑒定小組的鑒定；文件到期重鑒定階段：當(dāng)電子文件存檔到期之后，由檔案管理人再次組織鑒定小組再次對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，確定到期的電子檔案是否具有延長保存期限的價(jià)值，并對(duì)沒有價(jià)值的文件進(jìn)行銷毀操作。下面結(jié)合具體實(shí)施例對(duì)本專利技術(shù)作進(jìn)一步闡述：產(chǎn)生電子文件：規(guī)定公司部門產(chǎn)生的電子文件同時(shí)為電子文件綁定相應(yīng)的屬性文件，并先由文件的創(chuàng)建者將電子文件的特征和設(shè)備屬性填寫完成，主要包括形成部門、形成時(shí)間、文件題名、創(chuàng)建者、載體、操作系統(tǒng)、軟件等等屬性的具體值。文件的創(chuàng)建者了解上述屬性值，確保屬性值的正確性，避免檔案管理員填寫時(shí)再次詢問文件的屬性值，從而降低工作量；此時(shí)電子文件無序；各個(gè)部門設(shè)置兼職檔案管理員(項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，配置管理員等等)負(fù)責(zé)本部門的電子文件收集工作，根據(jù)屬性文件的具體內(nèi)容對(duì)無序的電子文件進(jìn)行分類，可以采取時(shí)間分類法、內(nèi)容分類法等等，從而形成有序的電子文件。然后定期將部門收集的電子文件檔案及屬性文件一起交接給檔案管理員，與此同時(shí)需要填寫電子文件的交接屬性模塊的屬性值，主要包括接收人、接收部門等等；由檔案管理員根據(jù)公司的檔案管理辦法確定檔案的保存期限，對(duì)于不能確定保存期限的電子文檔，走鑒定小組鑒定流程；鑒定小組對(duì)檔案管理員不能確定保存期限的電子文檔進(jìn)行價(jià)值鑒定。第一步：對(duì)電子文件的屬性文件進(jìn)行鑒定，相對(duì)于技術(shù)和內(nèi)容鑒定。若確定文件的存檔期限則對(duì)文件進(jìn)行存檔，對(duì)于這一步不能確定期限的文件在采取第二步；第二步：對(duì)文件進(jìn)行技術(shù)鑒定，主要是由專業(yè)的人員和計(jì)算機(jī)人才聯(lián)合進(jìn)行的鑒定，若確定文件的存檔期限則對(duì)文件進(jìn)行存檔，對(duì)于這一步不能確定期限的文件在采取第三步；第三步：對(duì)文件進(jìn)行內(nèi)容鑒定，顧名思義就是對(duì)電子文件的具體內(nèi)容進(jìn)行價(jià)值鑒定，這是很慢的鑒定過程，若確定文件的存檔期限則對(duì)文件進(jìn)行存檔，對(duì)于這一步不能確定期限的文件在采取第四步；第四步：對(duì)文件進(jìn)行其他手段進(jìn)行價(jià)值鑒定，如社會(huì)需求等手段若確定文件的存檔期限則對(duì)文件進(jìn)行存檔，對(duì)于這一步不能確定期限的文件在采取暫時(shí)保存。當(dāng)電子檔案到期之后，由檔案管理員根據(jù)屬性文件內(nèi)容找到專門人員織鑒定小組再次進(jìn)行價(jià)值鑒定，從而確定電子文檔有沒有必要再次存檔從而確定到期文檔的保存與否。若電子文檔沒有價(jià)值的則進(jìn)行銷毀處理。在本專利技術(shù)的方法中通過電子文件的屬性文件把復(fù)雜的流程串聯(lián)起來，使整個(gè)檔案管理工作變成了對(duì)一個(gè)很小內(nèi)存的屬性文件進(jìn)行填寫，從而更明確化、簡單化、易操作，讓檔案管理員對(duì)其他專業(yè)性很強(qiáng)的電子文件進(jìn)行歸檔。公司也可以通過對(duì)屬性文件資源庫的操作來掌控整個(gè)電子檔案管理工作的操作。本文檔來自技高網(wǎng)...

【技術(shù)保護(hù)點(diǎn)】
一種基于檔案管理系統(tǒng)的電子文件歸檔方法，其特征在于：所述歸檔方法步驟如下：a.創(chuàng)建電子文件：對(duì)電子文件綁定對(duì)應(yīng)的屬性文件，所述屬性文件包括有文件特征模塊與設(shè)備環(huán)境模塊，填寫屬性文件中的文件特征模塊數(shù)據(jù)與設(shè)備環(huán)境模塊數(shù)據(jù)；b.收集電子文件：創(chuàng)建收集屬性文件，所述收集屬性文件包括有用于存儲(chǔ)文件交接屬性信息的交接模塊，填寫交接模塊數(shù)據(jù)；根據(jù)收集屬性文件綁定步驟a中相對(duì)應(yīng)的電子文件，各個(gè)電子文件綁定有相對(duì)應(yīng)的收集屬性信息；c.鑒定電子文件：對(duì)步驟b中得到的電子文件進(jìn)行鑒定并創(chuàng)建鑒定屬性文件，所述鑒定屬性文件包括有用于存儲(chǔ)鑒定后電子文件的屬性信息的鑒定模塊，填寫鑒定模塊數(shù)據(jù)；所述鑒定屬性文件還包括有用于存儲(chǔ)未鑒定電子文件的屬性信息的未鑒定模塊，填寫未鑒定模塊數(shù)據(jù)；根據(jù)鑒定屬性文件綁定步驟b中得到的相對(duì)應(yīng)的電子文件，各個(gè)電子文件綁定有相對(duì)應(yīng)的鑒定屬性信息；d.歸檔電子文件：通過步驟c中鑒定后的電子文件的鑒定屬性信息，確定各個(gè)電子文件的儲(chǔ)存時(shí)間，將存儲(chǔ)模塊分為用于長時(shí)間存儲(chǔ)的第一存儲(chǔ)模塊與用于短時(shí)間存儲(chǔ)的第二存儲(chǔ)模塊，將需要長時(shí)間或永久儲(chǔ)存的電子文件存儲(chǔ)于第一存儲(chǔ)模塊，將需要短時(shí)間存儲(chǔ)的電子文件存儲(chǔ)于第二存儲(chǔ)模塊。...

【技術(shù)特征摘要】
1.一種基于檔案管理系統(tǒng)的電子文件歸檔方法，其特征在于：所述歸檔方法步驟如下：a.創(chuàng)建電子文件：對(duì)電子文件綁定對(duì)應(yīng)的屬性文件，所述屬性文件包括有文件特征模塊與設(shè)備環(huán)境模塊，填寫屬性文件中的文件特征模塊數(shù)據(jù)與設(shè)備環(huán)境模塊數(shù)據(jù)；b.收集電子文件：創(chuàng)建收集屬性文件，所述收集屬性文件包括有用于存儲(chǔ)文件交接屬性信息的交接模塊，填寫交接模塊數(shù)據(jù)；根據(jù)收集屬性文件綁定步驟a中相對(duì)應(yīng)的電子文件，各個(gè)電子文件綁定有相對(duì)應(yīng)的收集屬性信息；c.鑒定電子文件：對(duì)步驟b中得到的電子文件進(jìn)行鑒定并創(chuàng)建鑒定屬性文件，所述鑒定屬性文件包括有用于存儲(chǔ)鑒定后電子文件的屬性信息的鑒定模塊，填寫鑒定模塊數(shù)據(jù)；所述鑒定屬性文件還包括有用于存儲(chǔ)未鑒定電子文件的屬性信息的未鑒定模塊，填寫未鑒定模塊數(shù)據(jù)；根據(jù)鑒定屬性文件綁定步驟b中得到的相對(duì)應(yīng)的電子文件，各個(gè)電子文件綁定有相對(duì)應(yīng)的鑒定屬性信息；d.歸檔電子文件：通過步驟c中鑒定后的電子文件的鑒定屬性信...

【專利技術(shù)屬性】
技術(shù)研發(fā)人員：俞雯靜，程?hào)|生，張悅，黃偉，靳華，高渝，石曉波，劉小剛，吳昊，
申請(qǐng)(專利權(quán))人：國網(wǎng)安徽省電力公司，安徽繼遠(yuǎn)軟件有限公司，
類型：發(fā)明
國別省市：安徽;34